Otomatisasi Proses Bisnis

Salam Pak Erwin,

Saya mempunyai usaha jasa konveksi dengan 25 karyawan.  Kadang-kadang kalau terlalu banyak pesanan saya serahkan sebagian pekerjaan saya kepada beberapa teman. Namun dikarenakan banyaknya jenis pakaian yang diproduksi kadang-kadang ada complain dari pelanggan tapi saya sudah tidak inggat pekerjaan saya kemana saja saya limpahkan termasuk masalah keuangan, kadang-kadang ada yang salah catat. Ada penawaran untuk menggunakan aplikasi komputer agar tidak banyak masalah. Namun penawaran harganya cukup tinggi. Menurut pendapat bapak apakah sudah perlu saya menggunakan aplikasi komputer? Mohon pendapatnya.

Melinda  K. – Jembatan Lima, Jakarta Barat

Dear Ibu Melinda,

Membaca pertanyaan ibu sebenarnya saya tidak dapat mengetahui seberapa besar omset dan seberapa mahal aplikasi computer yang ditawarkan. Namun pada prinsipnya, kalau ibu mau membeli aplikasi komputer haruslah menguntungkan perusahaan (perusahan jasa konveksi ibu), menguntungkan pelanggan dan terakhir menguntungkan pihak rekanan (teman-teman usaha konveksi lainnya). Nah dengan berprinsip seperti ini sebenarnya harga mahal atau tidak menjadi relatif.

Penggunaan aplikasi komputer saat ini pada intinya adalah berguna dalam proses administrasi, mengurangi biaya, mempercepat waktu kerja, meningkapkan kontrol dari pengelola usaha, memperpendek jalur pekerjaan dan tentunya meningkatkan kepuasan konsumen serta pada akhirnya meningkatkan penjualan perusahaan dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Malah aplikasi komputer yang semakin canggih dapat menganalisa pekerjaan, rekananan/ supplier mana supplier atau rekanan yang  baik barang dan pekerjaan serta menganalisa pelanggan. Ada pelanggan yang lambat bayar, ada yang tidak bayar dan sebagainya. Kembali lagi harga aplikasi akan menjadi relative murah atau mahal. Kalau harga tinggi namun setelah dihitung jumah pekerjaan dan tenaga kerja berkurang  dan masih ada kelebihan uang, bukankan ini jadi murah?

Aplikasi komputer saat ini sudah banyak dipasarkan secara generik, seperti aplikasi stok barang, aplikasi arus kas, absensi karyawan, gaji karyawan, pajak dan akuntansi yang mungkin cukup ribet. Dan harganya dari di bawah 100 ribu rupiah samapai belasan juga, tergantung mana yang ingin ibu pakai. Nah abagaimana memilihnya? Hal ini tergantung dari kebutuhan ibu. Kalau ibu pikir tidak pertlu semua diotomatisasi, cukup sebagian proses bisnis saja yang diotomatisasi saya pikir untuk aplikasi yang generik suah cukup. Akan masalah kalau ibu ingin intregrasi semua proses, biasanya dibuat aplikasi khusus untuk usaha ibu dan ini memang lebih mahal. Nah dengan prinsip-prinsip yang saya bagikan tadi saya pikir ibu akan lebih mudah untuk menentukan pilihan, mau membeli yang generic atau membuat khusus.

Semoga jawaban saya yang singkat ini dapat membantu bapak. Artikel-artikel yang di tulis dapat dibaca juga di http://1000pengusaha.wordpress.com. Untuk informasi lebih lanjut dan pertanyaan, pembaca dapat mengirim email ke erwin.halim.mba@gmail.com.

Sumber : Koran Kontan 07 Februari 2014