Auto Pilot Business

Salam Pak Erwin,

Saya ingin bertanya, bagaimana caranya menjalankan bisnis tanpa kita harus datang ke kantor setiap hari, menempatkan orang yang tepat diposisinya dan menjaga sistem keuangan kita supaya tidak bocor.. mohon pembelajarannya pak.. terima kasih

Hendra Hindrawan Lim – melalui email

Dear Pak Hendra,

Pertanyaan pak Hendra ini adalah impian para pebisnis (mungkin di seluruh dunia) banyak yang sebut dengan istilah “auto pilot business”. Seperti sebuah pesawat terbang yang tidak perlu disetir dapat sampai tujuan dengan tepat waktu dan selamat tentunya.

            Yang menarik menurut saya adalah bahwa sewaktu sebuah pesawat terbang dapat berjalan “auto pilot”, pesawat terbang itu harus dibangun dulu dan yang paling penting system “auto pilot” tadi mengintegrasikan semua informasi dan indikator-indikator serta system tersebut diberi otoritas untuk mengambil keputusan agar sesuai tujuan. Dalam membuat system ini, perlu system lain untuk membuatnya! Jadi membuat system autopilot tidak bisa auto pilot pada awalnya. Selanjutnya, sewaktu pesawat auto pilot tadi akan masuk ke system auto pilot, tidak dimulai dengan take off auto pilot! Jadi perlu pilot untuk memulainya. Saya tidak tahu apakah sudah ada pesawat terbang yang auto pilot waktu take off.

Saya percaya kalau setiap bisnis harus dibuat system yang spesifik, meskipun dalam industri yang sama tetap ada banyak perbedaan dari masing-masing bisnis. Tentunya kalau pak Hendra tidak mau datang ke kantor setiap hari, ada orang lain yang menggantikan fungsi bapak atau ada system yang  mengambil otoritas bapak sehingga secara otomatis system menjalankan fungsi menggantikan fungsi dalam ketidakhadiran bapak. Bagaimana mencari orang yang tepat untuk menggantikan fungsi bapak dalam bisnis bapak adalah dengan dengan menggunakan alat ukur pencapaian sesuai dengan yang bapak inginkan. Misalkan jumlah penjualan setiap bulan dapat dicapai oleh pengganti bapak, jumlah karyawan yang tidak masuk terukur, atau jumlah produksi harian, bulanan dan mingguan ada targetnya. Dengan memberi ukuran-ukuran itu bapak dapat melihat kemampuan manager atau staf pengganti bapak.

Baagimana menjaga sistem keuangan kita supaya tidak bocor? Dulu absensi menggunakan tanda tangan kehadiran dengan system kejujuran karyawan mencatat dan tanda tangan kehadiran tanpa perlu control, namun kalau karyawan menjadi puluhan dan mungkin menjadi ratusan atau timbul niat untuk memanipulasi. Lalu mulai dipasang  kartu absen. Kartu absen tetap saja dapat dititipkan pada orang lain. Lalu orang mulai menggunakan  kartu RFID untuk absen dan sidik jari, namun ternyata kartu RFID dapat dititipkan dan kadang absensi sidik jari sering masalah dalam mengenal sidik pengguna dan juga ada yang dapat memanipulasi. Tehnologi yang agak sulit dimanipulasi saat ini adalah mengunakan iris mata. Artinya, banyak cara yang dapat dicoba untuk menjaga agar keuangan tidak bocor namun juga banyak usaha membocorkannya. Dalam hal ini penggunaan tehnologi informasi dapat mengurangi atau malah menghilangkan kebocoran keuangan tadi. Malah tehnologi terkini dapat mendeteksi orang tyang bertanggung jawab jika ada kebocoran keuangan.

Konsultasikan kebutuhan system auto pilot business anda dan tehnologi informasi dengan konsultan yang tepat sehingga benar-benar bisnis bapak dapat berjalan auto pilot dan tanpa kebocoran keuangan seperti perusahaan-perusahaan waralaba yang sudah berjalan secara auto pilot.

Semoga jawaban saya yang singkat ini dapat membantu bapak. Artikel-artikel yang di tulis dapat dibaca juga di http://1000pengusaha.wordpress.com. Untuk informasi lebih lanjut dan pertanyaan, pembaca dapat mengirim email ke erwin.halim.mba@gmail.com.

Sumber : Koran Kontan,17 Januari 2014